V libereckém závodě společnosti DENSO Manufacturing Czech s.r.o. pracuje téměř dva tisíce lidí. Většina z nich nemá v práci e-mailovou schránku ani počítač. Přesto se vedení firmy podařilo něco, co v průmyslovém prostředí nebývá zvykem: dostat oficiální firemní komunikaci přímo do mobilů zaměstnanců u výrobních linek. O digitální transformaci, psychologii mistrů a boji proti „šuškandě“ vyprávějí paní Simona Procházková, HR manažerka a paní Soňa Kurjanová, HR specialistka.
Na úvod se zeptám na úplný začátek. Co byl ten první impulz, proč jste se v DENSO rozhodli jít cestou zaměstnanecké aplikace?
My jsme výrobní společnost v automotive a máme zhruba dva tisíce zaměstnanců. Velká většina z nich pracuje přímo ve výrobě. To znamená, že nemají pracovní počítače, nemají Windowsové účty a ke spoustě informací se běžně vůbec nedostanou.
Interní komunikace je u nás téma dlouhodobě. Neustále řešíme, jak informace dostat ke všem lidem, a hlavně jak je dostat ve správné podobě. Ve velké firmě se informace často různě přelévají, zkreslují a vzniká „šuškanda“. To jsme chtěli omezit.
Máme nástěnky, televize, různé komunikační kanály, ale realita je taková, že lidé jdou kolem, spěchají, nemají čas si to číst. A aplikace nám přišla jako způsob, jak dát zaměstnanci možnost přečíst si informace v klidu. Sednout si, otevřít si zprávu, mít ji přímo od firmy a mít jistotu, že je to oficiální informace.
Jsme japonská společnost, která pro zaměstnance připravuje řadu aktivit a programů. Někdy ale není snadné je uvnitř firmy dobře komunikovat. Aplikace je proto i cestou, jak lidem ukázat, co všechno se ve firmě děje a kolik věcí pro ně připravujeme.
Jak dlouho už aplikaci používáte a v jaké fázi se nyní nacházíte?
Výběrové řízení jsme zahájili v únoru loňského roku. V červenci jsme začali s implementací a na konci září proběhl oficiální start. Takže je to stále poměrně čerstvé.
Pořád se učíme, ladíme obsah a hledáme nejlepší způsob, jak aplikaci zapojit do každodenního fungování firmy.
Probíhala implementace spíš v režii HR, nebo šlo o spolupráci více oddělení?
Rozhodně to nebylo na jednoho člověka ani na jedno oddělení. Do výběru byli zapojeni kolegové z IT, zástupci výroby i manažeři, aby se podíleli na výběru podle svých potřeb. HR hrálo koordinační roli, ale bez úzké spolupráce by to nešlo. IT řešilo technickou stránku a výroba přinášela pohled z praxe.
Soňa Kurjanová
„Pro mě osobně to ale byla i velká vnitřní výzva. Musím přiznat, že v jedné fázi jsem seděla v zasedací místnosti a cítila se hrozně nešťastně.
Říkala jsem si: ‚Vždyť já vůbec nejsem kreativec.‘ Původně jsem si myslela, že technicky propojím systémy a moje práce skončí, jenže ona tím naopak začala. Musela jsem v sobě tu kreativitu zkrátka objevit, protože jsme chtěly, aby aplikace byla živá a lidi skutečně bavila. Ukázalo se, že to není jen o datech, ale o tom vložit do toho obsahu kus sebe.“
Dnes se hodně mluví o umělé inteligenci. Jak s ní pracujete vy v rámci tvorby obsahu?
AI využíváme hodně a jsou u toho občas vtipné momenty. Naučili jsme se pracovat s Copilotem při tvorbě textů i obrázků. Někdy té umělé inteligenci musíte až „vynadat“, co to vlastně vytvořila za katastrofický nebo retro obrázek. Ona pak odpoví: „Ano, udělala jsem to blbě,“ a zkusí to znovu a lépe. Je to vlastně takové hraní, díky kterému nejsou naše zprávy jen suché korporátní vyhlášky. Pomáhá nám to vytvářet obsah, který je pro lidi zajímavý a neotřelý.
Jak náročné je pro vás se systémem pracovat na denní bázi?
Musím říct, že samotná práce v aplikaci je velmi intuitivní. I když jsme z toho měly na začátku respekt, systém je nastavený tak, že se v něm člověk rychle zorientuje. Navíc v tom nejsme samy. Pravidelně probíhají schůzky s reprezentanty z Munipolisu, kteří jsou nám vždycky k ruce.
Jakou roli v celém projektu hrají mistři ve výrobě?
Velmi důležitou. Dohodli jsme se s ředitelem výroby, že uděláme informační schůzky s mistry. Mistr je člověk, který je lidem ve výrobě nejblíž. Je to jejich přímý vedoucí a má na ně největší vliv.
Naším blízkým cílem je, aby mistři aplikaci využívali i ke komunikaci se svými týmy. Zatím to ještě není plně rozběhnuté, ale je to směr, kterým chceme jít. Nechceme, aby se informace řešily neoficiálně někde bokem. Chceme mít oficiální nástroj s jasnými pravidly.
Jak je řešené technické nastavení a práce se skupinami?
Máme nastavený automatický přenos dat z personálního systému do aplikace. Zaměstnanec se do aplikace přihlásí pomocí osobního čísla a kódu a automaticky je přiřazen do správné skupiny. Do budoucna chceme zavést editory, kteří budou mít na starosti konkrétní týmy nebo směny.
Pokud člověk přejde z jedné směny do druhé, systém ho automaticky přiřadí správnému vedoucímu. Pro HR je důležité definovat, co chceme, ale technickou realizaci zajišťují IT specialisté a Munipolis.
Na co jste se zaměřili jako na úplně první krok po spuštění aplikace?
Na obsah. To bylo úplně zásadní. Právě možnost tvořit obsah vlastními silami byla jedním z důvodů, proč jsme si vybrali Munipolis. Líbila se nám variabilita a možnost si věci nastavovat sami bez neustálé závislosti na dodavateli.
Začátky byly náročné, protože jsme se s administrací učili pracovat. Pomáhal nám konzultant z Munipolisu, ale hodně to bylo i o naší vlastní kreativitě a hledání stylu, který bude lidem blízký.
Zaměstnanecká aplikace v praxi
Co všechno dnes zaměstnanci v aplikaci najdou?
Aplikace je už obsahově poměrně bohatá. Máme HR sekci, adaptační informace pro nové zaměstnance, kontakty, benefity, odkazy na kantýnu a kafeterii, ankety i prostor pro zpětnou vazbu. Naprostým hitem je ale náš „Bazárek“. Lidé ho mají rádi. Sdílejí tam věci, prodávají, nakupují a je tam opravdu živo. Je to jedna z těch věcí, která aplikaci dodala ten lidský rozměr a komunitní atmosféru.
Firemní „Bazárek“
Jednou z nejaktivnějších částí aplikace je zaměstnanecký bazar, kde lidé prodávají a nakupují věci mezi sebou. Tato funkce aplikaci dodala komunitní charakter a pomáhá zvyšovat zapojení zaměstnanců.
Nechceme aplikaci ale zahlcovat dalšími sekcemi jen proto, aby jich bylo víc. Spíš se soustředíme na to, aby byla živá a užitečná. Velký potenciál vidíme právě v zapojení výroby a mistrů, ale to je proces, který chce čas.
Kolik zaměstnanců aplikaci aktuálně používá?
zaměstnanců má aplikaci staženou — přibližně 600 lidí ve firmě
Vzhledem k tomu, že jsme výrobní firma, kde velká část lidí nemá běžně přístup k počítači, to považujeme za dobrý základ. Zároveň ale víme, že potenciál je vyšší. Snažíme se zaměstnance přitahovat obsahem, ke kterému se jinde nedostanou, anketami, zapojením do rozhodování, například při výběru podoby nové odpočinkové zóny v areálu.
Jak pracujete s množstvím informací, aby zaměstnance nezahlcovaly?
Je to hodně o dávkování. Nechceme, aby aplikace zaměstnance obtěžovala. Snažíme se plánovat obsah tak, aby informace přicházely v rozumném tempu a ve správnou dobu. Právě možnost plánování obsahu a načasování zpráv je velká výhoda.
Mohou zaměstnanci přes aplikaci také reagovat a ozývat se firmě?
Ano. Máme zde například schránku důvěry, která dříve fungovala jen v papírové podobě. Dnes ji mohou zaměstnanci využívat přímo v aplikaci a skutečně ji využívají. Podněty se dostávají k odpovědným osobám podle jejich charakteru a řeší se dál.
Jak aplikace funguje pro zaměstnance různých národností?
Máme zaměstnance různých národností, nejčastěji Poláky a Ukrajince. Komunikujeme česky, polsky i ukrajinsky. Do budoucna chceme více využívat automatické překlady, aby se lidé nebáli psát ve svém jazyce, zejména u citlivějších témat.
Nahrazuje aplikace osobní komunikaci mezi vedoucími a zaměstnanci?
Nenahrazuje a ani nemá. To je pro nás velmi důležité. Aplikace má osobní komunikaci podporovat, ne ji suplovat. Ideální je, když vedoucí řekne: podívejte se do aplikace, tam jsou informace, a pak je doplní osobně. Tyto dvě roviny musí fungovat společně. Bereme ji jako nástroj, který má potenciál dlouhodobě růst. Ne jako jednorázový projekt.
Co byste doporučili firmám, které o zavedení zaměstnanecké aplikace teprve uvažují?
Pokud firma o zaměstnanecké aplikaci uvažuje, je to už samo o sobě dobré znamení. Znamená to, že vnímá potřebu komunikovat lépe.
Důležité je vědět, co od aplikace očekáváte a také si najít toho správného partnera, protože aplikace nevyřeší všechno sama a vyžaduje čas i energii lidí, kteří se jí budou věnovat.
Když se to podaří, má obrovský přínos.
Aplikace totiž není cíl, ale nástroj, jak být lidem blíž.
Naskenujte QR kód a zjistěte více o platformě pro firemní komunikaci
