Digitalizace a automatizace firemních procesů už dávno nejsou doménou pouze IT specialistů. Do popředí se stále více dostává tzv. low-code/no-code přístup, který firmám umožňuje automatizovat a digitalizovat bez nutnosti složitého programování.
Jsme svědky skutečné demokratizace vývoje IT řešení díky dynamickému rozvoji nástrojů Microsoft Power Platform s podporou umělé inteligence. Jedním z nejvýraznějších trendů je vzestup AI agentů – inteligentních asistentů, kteří zásadně mění náš způsob správy dat, komunikace a řízení procesů.
Díky tomu můžete sami automatizovat, robotizovat, nebo obecněji digitalizovat, vaše menší firemní agendy, stejně tak jako komplexní procesy či integrační scénáře.
Z toho obrovského schodu, který bylo dříve nutné překonat, aby člověk mohl tvořit aplikace, je najednou bezbariérový přístup.
Foto: Konica Minolta IT Solutions Czech. Na fotografii: Roman Berger
Co k tomu potřebujete? Je dobré znát limity, inspirovat se osvědčenými scénáři a nebát se inovací.
Power Platform je srdcem moderní automatizace
Všechny potřebné nástroje jsou vám k dispozici na jednotné platformě zasazené do ekosystému Microsoft. Microsoft Power Platform zahrnuje několik základních pilířů.
Power Apps vám umožňuje tvorbu vlastních aplikací bez programování. Power Automate je zde pro automatizace procesů, byznys logiky a integračních scénářů. Power Pages vás podporují v tvorbě webových portálů za pomoci low-code/no-code přístupu. Copilot Studio je prostředím pro tvorbu AI agentů pro zpracování dotazů a požadavků. V praxi velmi využívaná jsou i reportingová řešení Power BI pokrývající datovou analytiku a business intelligence.
Dalšími důležitými součástmi jsou pak Dataverse – datové úložiště, více než 1200 datových konektorů pro integraci s dalšími systémy a AI Builder pro tvorbu vlastních AI modelů.
Celá platforma je úzce propojena s Dynamics 365 a Microsoft 365, kde mezi nejznámější nástroje patří Outlook, Excel, Word, Teams, Sharepoint atd., a umožňuje vám celou řadu kombinací vedoucích k opravdu synergickým řešením.
Tam, kde zjednodušený přístup nestačí, přichází na řadu tzv. pro-code development a Microsoft Azure, kde nastupují již plnohodnotní vývojáři a máte v podstatě neomezené možnosti.
Tady je důležité zmínit, že nikdy nestavíte, jak se říká: „na zelené louce“. Stále využíváte nástroje, které jsou k dispozici, pracují samostatně, ale dohromady tvoří krásný synergický celek.
Umělá inteligence je dnes standard
AI vám stojí po boku i zde. Využijete ji pro automatické zpracování dokumentů a faktur s Power Automate a AI Builder. V prostředí Power BI vám pomáhají AI modely pro prediktivní analýzy a doporučení. Copilot Studio je místem pro tvorbu a přizpůsobení konverzačních AI asistentů a chatbotů. V Power Apps máte AI nástroje pro rozpoznávání obrazu a textu.
Microsoft Teams není jen komunikační nástroj
Většina lidí využívá platformu Microsoft Teams pro komunikaci, schůzky, chaty. Velmi dobře ji lze ale využít pro správu nejrůznějších agend, typicky například nákupních nebo prodejních. Nejvíce užitečné funkcionality jsou zde často nedoceněné.
V Microsoft Lists můžete spravovat záznamy bez potřeby Excelu. Digitální schvalování defacto čehokoli funguje dobře v Approvals. Pro plánování a správu úkolů, menších projektů, týmů zase využijete Planner and Tasks. Pro dynamickou spolupráci v reálném čase vám poslouží Loop, který si v běžné praxi firem lze představit v podstatě jako nový nástroj místo dřívějšího One Note.
V Teams dále můžete publikovat a spouštět aplikace z Power Apps, můžete automatizovat procesy s Power Automate. Velmi dobře zde fungují AI agenti.
Jak to vše využít ve firemní praxi
Na nejrůznějších konferencích, odborných přednáškách a webinářích se vždy snažím technologie ukázat v praktických scénářích. Díky tomu účastníci vše snáze pochopí.
Na reálných projektech můžete vidět, jak AI Builder a Copilot Studio umožňují automatizovat zpracování dokumentů, predikovat trendy, analyzovat data nebo vytvářet konverzační asistenty.
Například automatizované vytěžování faktur pomocí AI Builderu a Power Automate umožňuje zpracovávat příchozí faktury z e-mailu, vytěžit z nich klíčová data a uložit je do evidence v Microsoft Lists nebo ještě lépe v Dataverse a dále spustit navazující procesy.
Pokročilejším scénářem může být v Power Apps snadno vytvořená aplikace pro evidenci nákupních požadavků, která zahrnuje celou řadu automatizací od schvalování až po odesílání notifikací pomocí Power Automate. Celou aplikaci nebo jenom dílčí informace lze publikovat v Microsoft Teams. Ještě více v detailu, uživatel zadá nákupní požadavek, systém automaticky spustí schvalovací workflow a výsledky jsou přehledně zobrazeny v aplikaci. Podobně lze řešit i evidenci dodavatelů, kde Power Automate načte informace z veřejné databáze (např. ARES) a Copilot pomůže s tvorbou automatizace. Obdobných případů existuje nepřeberné množství.
Obecněji, uvedené nástroje vám pomohou v oblastech:
- Automatizace schvalovacích workflow (např. objednávky, servisní požadavky)
- Digitální správa dokumentace a evidence (např. technická dokumentace, revize)
- Monitorování a reporting provozních dat (např. výroba, údržba, logistika)
- Integrace s IoT a výrobními systémy
- Prediktivní údržba a plánování (AI predikce poruch, optimalizace zásob)
- Tvorba vlastních aplikací pro specifické agendy (např. evidence objednávek, nákupní management a řízení zakázek, helpdesk)
- Tvorba vlastních AI agentů v Copilot Studiu (např. pro zpracování zákaznických dotazů)
Jako příklady větších či složitějších aplikací postavených na Microsoft Power Platform mohu uvést naše vlastní řešení.
FLEETMAN pro správu vozového parku centralizuje veškerou dokumentaci, sleduje servisní termíny, náklady, pojistné události a poskytuje přehledné dashboardy s možností exportu do Excelu nebo Power BI. Integrace s Microsoft 365 zajišťuje notifikace v Teams i Outlooku a propojení s dalšími firemními systémy.
SQUARE4 je sada aplikací pro Real Estate Development. Umožňuje řídit projekty od akvizice pozemků přes asset management, fundraising, CRM až po ERP a účetnictví. Aplikace lze nasadit samostatně nebo využít komplexně. Square4 řešení je postaveno na Power Platform a Dynamics 365, což poskytuje vysokou míru přizpůsobení a integrace s dalšími systémy.
V neposlední řadě také CRM aplikace pro řízení vztahů se zákazníky, evidence zájemců a příležitostí, sledování aktivit obchodního týmu s napojením na Outlook, Teams, evidenci dokumentů v Sharepoint atp.
Doporučení pro váš úspěšný start
Pokud s automatizací a digitalizací firemních procesů začínáte, doporučuji zaměřit se nejprve na menší, „non business-critical“ agendy. Zde je možné rychle dosáhnout viditelných výsledků bez rizika pro chod firmy.
Ideální je začít s procesy, které jsou dnes vedené v Excelu, a postupně je převádět do prostředí Power Platform, kde můžete využít výhod automatizace, centralizace dat a lepšího reportingu.
Automatizaci je vhodné rozšiřovat postupně, podle zkušeností a potřeb týmu. U řady firem se nám osvědčily praktické workshopy, hackathony nebo školení. Ty pomáhají klíčovým uživatelům osvojit si nové nástroje a přístupy, a zároveň výrazně podpoří inovace napříč firmou.
Klíčové výhody a přínosy pro firmy
Power Platform vám umožňuje výrazně zkrátit dobu vývoje nových řešení, snížit náklady a pružně reagovat na změny v byznysu. Je postavena na robustním Microsoft cloudu, což zajišťuje vysokou úroveň bezpečnosti, škálovatelnost a rozvoje podle aktuálních potřeb firmy.
V kombinaci s Microsoft 365 a využitím AI mohou firmy inovovat, automatizovat a digitalizovat procesy snáze, rychleji a bezpečně. Přístup low-code/no-code otevírá cestu k efektivní digitalizaci i těm, kteří nemají hluboké IT znalosti.
Buďte otevření novým možnostem a nebojte se začít, třeba s menší agendou. Už to vám uvolní ruce a pomůže k dalšímu rozvoji.
Více informací: https://www.konicaminoltaits.cz/produkty/podnikove-aplikace-na-microsoft-power-platform/
Autor: Roman Berger, Senior Solution Architect DIM, Konica Minolta IT Solutions Czech
