Informační systém umožnil firmě rychlé vytváření kalkulací na základě evidence technických řešení. Abadia a.s. je 100% česká rodinná firma působící na poli designové zámečnické výroby a výroby svařovaných ocelových konstrukcí. Pracuje s ocelí, hliníkem i kaleným sklem. Zaměřuje se především na zakázkovou výrobu pro stavebnictví, do které vnáší nová řešení a inovace na bázi modularity. Je dlouhodobým a spolehlivým dodavatelem pro výstavbu bytových a administrativních budov a patří k největším výrobcům závěsných balkonů a lodžií pro novou výstavbu i rekonstrukce na českém trhu.
Do roku 2016 firma pracovala pouze s archaickým účetním systémem, ze kterého její vedení jen velmi obtížně získávalo potřebné informace. Navíc se náklady na zaměstnance evidovaly v jiné aplikaci a bylo složité pospojovat všechna data dohromady. Náklady na každou zakázku tedy bylo možné vyhodnotit až na jejím konci. Management však potřeboval sledovat finanční stav projektu aktuálně v celém jeho průběhu. Proto se rozhodl pro informační systém IS FLORES, který pomohl firmu digitalizovat.
„Přes počáteční nevoli k zavádění novinek do firmy, by se dnes po osmi letech, kdy na 100 % využíváme ERP od ABRA Software, už nikdo nechtěl vracet,“ komentuje Václav Zahrádka.
„ERP systém ABRA mi dal obrovskou svobodu. Umožnil mi být s firmou v kontaktu odkudkoliv. Dnes už bych se o to nechtěl nechat připravit,“ říká Václav Zahrádka ml., výkonný ředitel Abadia a.s. Co dále na systému oceňuje?
- Zrychlili jsme tvorbu kalkulací Schopnost včas vytvořit přesné nabídky pro naše zákazníky je pro nás naprosto klíčová. Díky přesným a rychlím kalkulacím s automatickým přeceňováním a dalšími funkcemi na míru dokážeme odbavit daleko více projektů.
- Vidíme do celé firmy V reportingovém systému ABRA BI (iGate) sledujeme důležitá data, připravujeme si vlastní pohledy pro různá oddělení a dokážeme vyhodnocovat zakázky i režijní náklady do maximální možné míry detailu.
- Evidujeme veškerá technická řešení Vše, co naši realizační technici vymyslí a realizují, zaznamenáváme v databázi technických řešení, kde je vše snadno přístupné i z telefonu. Řešení pak můžeme opakovaně využívat pro nové kalkulace a realizace.
Detailní a rychlé kalkulace
„Dříve jsme kalkulace dělali v excelu, kde chybělo vzájemné propojení a nedokázali jsme přesně určit celkovou cenu po jednotlivých kategoriích nákladů. Ve FLORESu vidíme na kliknutí výsledný cenový rozpad zakázky a dokážeme objednávat přesné množství surovin.“ shrnuje situaci Václav Zahrádka ml.
Efektivnější obchodní proces:
- Obchodník zreviduje a zadá poptávku do systému, kde vytvoří nabídku vydanou. Vedení posoudí, které poptávky se budou naceňovat.
- Kalkulant ve FLORESu připraví podrobnou kalkulaci. Na míru vytvořený kalkulační modul je rozdělený do tabulek podle nákladových kategorií a zahrnuje všechny položky potřebné na
Výrobu zakázky. Výslednou cenu spočítá podle aktuálních ceníků v systému. Umožňuje práci s hromadnými operacemi – např. výběr veškerého hutního materiálu a jeho hromadného zdražení nebo zlevnění.
- Lze využít starší zakázku a jednoduše ji přecenit podle aktuálních cen. Novou kalkulaci lze opět uložit.
- U složitých kalkulací lze sledovat historii změn nebo vytvářet podkalkulace.
- Po sérii obchodních jednání je uzavřen obchod se zákazníkem na základě schválené cenové nabídky.
- Z nabídky se stane objednávka přijatá. Technik vytvoří zakázku pro realizaci. Zakázka se objeví v hrubém kapacitním plánu výroby.
- Na základě kalkulací technik tvoří požadavky na objednání materiálu a zadání do výroby.
„S kalkulacemi ve FLORESu jsme maximálně spokojeni. Máme zde vše, co pro řízení zakázky potřebujeme. Je to pro nás jedna z nejlepších věcí v ERP systému,“ hodnotí Václav Zahrádka ml.
Knihovna technických řešení
Katalog technických řešení a realizací je pro zakázkovou výrobu nezbytný. Příprava nových zakázek je díky němu jednodušší a rychlejší. Navíc umožňuje dobře vychovávat kvalitní projektové techniky.
Co obsahuje a jak se využívá:
- Projektová dokumentace a technické výkresy z několika set technických řešení.
- Každé řešení uvádí seznam materiálu.
- Fotodokumentace.
- Detailní přehled použitých elementů + jejich cena.
- Kategorizace podle typu řešení s full text vyhledáváním.
- Technické řešení je navázáno na zakázku, ta zas na objednávku přijatou.
- Je uložen přímo v databázi v číselníku produktů a navázán na ostatní agendy.
- Porovnání nákladů plánovaných v kalkulaci a skutečných nákladů.
- Dovoluje vyhodnocení zakázek s rozpadem na úroveň jednotlivých prvků.
ABRA BI přináší reporty z celé firmy
„Nemusíme běhat po firmě a shánět informace. Všechno je dostupné v systému okamžitě. Stejně tak schvalování dokladů probíhá v systému,“ říká Václav Zahrádka ml.
Co v reportovacím systému získal:
- Moderní nástroj, který umožňuje sledovat veškerá důležitá data z celé firmy.
- Je přizpůsobený kompletně na míru a dovoluje firmě vytvářet si vlastní pohledy a nadstavby bez nutnosti využívat služeb konzultanta.
- Obsahuje komplexní controllingový modul pro sledování nákladů a výnosů pomocí různých metrik.
- Probíhá v něm tvorba ročních obchodních a realizačních plánů a kontrola jejich naplňování.
- Díky komplexním informacím dovoluje zakázky přesně vyhodnocovat do maximální možné míry detailu.
S ERP systémem firma roste. Co chystá do budoucna?
Nový hutní sklad:
- Nyní se materiál objednává přímo do výroby, ne na sklad. To má své limity, např. ve špatné práci se zbytky. Proto firma staví vícepatrový hutní sklad.
- Softwarovou podporu pro řízení skladu nabídne přímo IS FLORES, který bude řídit polohovaný sklad hutního materiálu a sklad zbytků s využitím mobilních čteček čárových kódů.
Pokročilé plánování výroby
- Původní plánování s tužkou a papírem na týdenní poradě firma před lety nahradila sdílenou tabulkou v cloudu. Nyní dospěla do stavu, kdy další růst již vyžaduje sofistikovaný systém.
- Proto připravuje zadávání výroby v ERP systému s aplikací terminálů pro odvádění výroby.
https://www.abra.eu/reference/
Zdroj: Abra
